Meski
sudah banyak ditemukan alat-alat yang lebih canggih dan cepat dalam
berkomunikasi, surat
tidak bisa ditinggalkan begitu saja. Jaman sekarang, surat
masih dibutuhkan, terutama dalam pembuatan surat resmi. Tidak mungkin kan
jika kita memberitahukan sesuatu lewat sms kepada atasan kita, atau mungkin
dalam bisnis niaga, tidak mungkin juga kita melakukan sponsor lewat saluran
telepon, bayangkan berapa uang yang kita habiskan untuk membeli pulsa…
Kali
ini kita akan bahas mengenai surat, terutama surat dinas / surat
resmi, karena jaman sekarang, hal itu masih dibutuhkan.
Sistematika
penulisan surat
dinas:
a. Kepala Surat.
Kepala surat
yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor
telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo. Penulisan
nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan, telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos.,
kotpos.
b. Tanggal Penulisan
Surat.
Tanggal surat ditulis lengkap,
yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan huruf secara lengkap (November
bukan Nov.), dan tahun ditulis dengan angka, dan setelah tahun tidak diikuti
tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota/daerah karena
nama kota dan daerah sudah tercantum pada kepala
surat.
c. Nomor, Lampiran, dan
Perihal Surat.
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal capital,
dan diikuti dengan tanda titik dua.
d. Alamat Surat.
(1) Nama dari penerima surat diawali huruf
capital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
(2) Untuk menyatakan yang
terhormat pada awal nama penerima surat
cukup ditulis Yth. Penggunaan kata kepada
sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah.
(3) Jika digunakan kata
sapaan Bapak pada awal penerima, kata
itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak.
Kata saudara cukup ditulis Sdr.
(4) jika nama orang yang
dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat sebelum namanya, maka kata
sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.
(5) jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak
digunakan.
e. Penulisan Salam.
Salam pembuka
yang lazim digunakan yaitu ungkapan dengan
hormat, dengan penulisan (Dengan hormat,) sedangkan salam penutupnya adalah
hormat kami, hormat saya, Wassalam, dengan
ketentuan yang sama dengan salam pembuka (Hormat kami,)
f. Isi Surat.
Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi/inti,
dan penutup surat.
Usakan untuk menggunakan bahasa yang formal.
g. Nama Pengirim.
Nama pengirim
ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan nama dapat
mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan huruf kapital
seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak perlu
diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat.
h. Tembusan Surat.
Kata tembusan
ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa
digarisbawahi.
Tembusan hanya
digunakan jika surat
itu memerlukan tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak yang mensdapat
tembusan/salinan surat
selain yang dialamatkan.
Ketentuan
tembusan:
(1) Jika pihak yang diberi
tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan
pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak perlu diberi nomor.
(2) Pihak yang diberi
tembusan hendaknya nama jabatan atau
nama orang dan bukanm nama kantos/instansi.
(3) Dalam tembusan tidak
perlu digunakan ungkapan Kepada Yth.
atau Yth.
(4) Dibelakang nama yang
diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain
yang mengikat.
(5) Dalam tembusan tidak
perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena setiap surat resmi/dinas itu
harus memiliki arsip.
i. Inisial.
Inisial sandi
ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan (kalau ada). Inisial
merupakan tanda pengenal yang merupakan singkatan nama pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: AB/CD
AB singkatan
nama pengonsep: Arjuna Bayu, CD singkatan nama pengetik surat: Choirul Dimas.
